QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Nội quy quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ thuộc Ủy ban nhân dân xã Vĩnh Tú

ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ VĨNH TÚ

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015; Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của chính  phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ   quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước;

Căn cứ Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm /2007 của Thủ tướng chính phủ về việc tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

Căn cứ Quyết định số 136/QĐ-UBND ngày 05 tháng 8 năm 2021 của UBND  xã Vĩnh Tú ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ xã;

Xét đề nghị của công chức Văn phòng - Thống kê.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Nội quy quản lý, khai thác và sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ áp dụng tại Ủy ban nhân dân xã Vĩnh Tú.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Văn phòng UBND xã, cán bộ, công chức, người lao động thuộc UBND xã và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

NỘI QUY

Quản lý, khai thác và sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ áp dụng

tại Ủy ban nhân dân xã Vĩnh Tú

(Kèm theo Quyết định số: 162/QĐ-UBND ngày 21 tháng 9 năm 2021

của UBND xã Vĩnh Tú)

CHƯƠNG I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Nội quy này quy định việc quản lý kho lưu trữ; thủ tục, trình tự, thẩm quyền, trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, cá nhân trong việc quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại Kho lưu trữ UBND xã.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Cơ quan, đơn vị, cá nhân có thẩm quyền và trách nhiệm quản lý, phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ cơ quan. Cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác, sử dụng thông tin tài  liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ cơ quan (sau đây gọi là độc giả) để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và nhu cầu chính đáng khác.

Điều 3. Các hành vi bị nghiêm cấm.

a. Gây mất an ninh, trật tự;

b. Mang chất nổ, chất dễ cháy, chất độc hại, nguy hiểm và dụng cụ phát tia lửa điện

c. Hút thuốc lá;

d. Người không có nhiệm vụ vào Kho lưu trữ cơ quan.

Điều 4. Địa điểm và thời gian phục vụ độc giả

1. Địađiểm:Kho lưutrữcơquan-UBNDxã Vĩnh Tú

Điều 5. Trách nhiệm của cá nhân trong việc quản lý và khai thác, sử dụng        tài liệu tại Kho lưu trữ cơ quan.

1. TráchnhiệmcủaVăn phòng HĐND & UBND

a. Thammưu,giúpUBNDxãquảnlý,kiểmtravàtrựctiếptổchứcthực hiệnphụcvụkhaithác,sửdụngtàiliệu tạiKholưu trữcơ quan;

b. Đảm bảo trang thiết bị phục vụ cho việc sử dụng tài liệu. Tăng cường ứngdụng công nghệthôngtin cho hoạt độngphụcvụ sửdụngtài liệu;

c. Niêm yết tại Kho các quy định về quản lý, thủ tục khai thác, sử dụng tài liệulưu trữ.

2. Trách nhiệm của công chức làm công tác văn thư lưu trữ

a. Kiểm tra kỹ các thiết bị điện trước và sau khi ra vào kho, tắt điện, khóa cửatrướckhi ravề.

b. Cóý thứcgiữgìnvệsinhphònglàmviệc,vệsinh Kholưu trữcơquan.

c. Cán bộ lưu trữ được giao trách nhiệm quản lý kho phải sắp xếp tài liệu đúngquy định, thường xuyên kiểm tra hồ sơ tài liệu đảm bảo an toàn, kịp thời phát hiện cáctácnhângâyhưhạitài liệu(côntrùng,mối, mọt...)báocáocấpcóthẩmquyền xửlý.

đ. Khi có sự cố hư hỏng, mất mát, thiếu hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải kịp thời báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét và xử lý.

2.2. Trách nhiệm trong phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

a, Nắmvững nguyêntắc cung cấp hồsơ,tài liệulưutrữ;

b,Trình cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt yêu cầu khai thác, sử dụng tàiliệuvà thực hiện cácthủtụcphụcvụđộcgiả sửdụngtàiliệu;

c, Hướng dẫnđộc giảsửdụngcông cụtratìmtàiliệu;

d, Khai thác tài liệu và quản lý tài liệu đưa ra phục vụ độc giả: Ghi sổ theo dõicung cấp tài liệu lưu trữ rõ ràng, đầy đủ (họ tên độc giả, đơn vị công tác, ngày cungcấp, tên hồ sơ, số văn bản, tổng số trang, hình thức sử dụng...); kiểm tra kỹ hồ sơ trướckhi giaochođộc giả;

đ, Cung cấp tài liệu cho độc giả theo yêu cầu; khi thu hồi tài liệu, phải kiểm tra hồ sơ, tài liệu. Nếu tài liệu bị hư hại, sai lệch khác với khi giao thì phải lập biên bản, báo cáo kịp thời với lãnh đạo Phòng để có hình thức xử lý;

e, Quản lý biểu mẫu đăng ký, phục vụ độc giả sử dụng tài liệu; lập hồ sơ quản lýviệcsửdụngtàiliệutại Kholưutrữcơquan.

Điều 6. Quyền và trách nhiệm của độc giả khi khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ cơ quan.

1. Quyền của độc giả

a. Được sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và nhu cầu chính đáng sau khi được cấp có thẩm quyền cho phép;

b. Được sử dụng các công cụ tra cứu để phục vụ việc tìm kiếm tài liệu.

2. Trách nhiệm của độc giả

a.Thực hiện đầy đủ thủ tục, chấp hành các quy định pháp luật và nội quy của Kho lưu trữ cơ quan về sử dụng tài liệu;

b. Bảo vệ an toàn tài liệu, hoàn trả lại tài liệu đầy đủ, đúng thời hạn (theo mục 2- Điều 9 Quyết định này), nếu làm hư hỏng, mất mát phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật;

c. Giữ gìn bí mật nhà nước đối với thông tin tài liệu mật theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và những thông tin hạn chế phổ biến, tiếp cận mang tính nhạy cảm theo quy định của UBND xã.

d. Thực hiện nghiêm chỉnh các quy định có liên quan như: Nội quy ra, vào cơ quan, quy định về phòng chống cháy nổ của cơ quan; không đi lại những nơi không có nhiệm vụ;

đ. Tuân thủ sự hướng dẫn của cán bộ lưu trữ trong việc sử dụng các trang thiết    bị của Kho lưu trữ cơ quan, công cụ tra cứu tài liệu, có ý thức giữ gìn tài liệu được phép sử dụng.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 7. Thủ tục đăng ký sử dụng tài liệu

1. Độc giả là cán bộ, công chức, NLĐ thuộc UBND xã: Phải có Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ, có xác nhận của lãnh đạođơn vị;trườnghợp nghiên cứu chuyên đềphải có đềcương nghiêncứu kèmtheo.

2. Độc giả là cá nhân, cơ quan, tổ chức ngoài cơ quan UBND xã, có nhu cầukhai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích công vụ phải có văn bản yêu cầu hoặc giấy giớithiệu của cơ quan, tổ chức, trong đó ghi rõ mục đích sử dụng tài liệu và đăng ký vàoPhiếu yêucầusửdụngtài liệulưutrữ;

3. Độc giả có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích riêng phải xuấttrìnhchứngminhthưnhândânhoặchộchiếuvàđăngkývàoPhiếuyêucầusửdụng tàiliệulưutrữ.

Điều 8. Thẩm quyền phê duyệt cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Lãnh đạo UBND xã cho phép việc sử dụng bản chính các tài liệu lưu trữđối với các đơn vị nước ngoài hoặc có yếu tố nước ngoài; cho phép sử dụng tài liệu lưu trữloạimật.

2. Lãnh đạo UBND xã cho phép việc sử dụng bản sao từ bản chính, bảngốc, bản điện tử các tài liệu lưu trữ (ngoại trừ tài liệu mật) trong kho Lưu trữ củaUBND xã đối với cán bộ, công chức, thuộc UBND xã.

3. Cán bộ, công chức được Lãnh đạo UBND xã giao quản lý, khai thác, phụ trách Kho lưu trữ UBND xã được phép cho các đối tượng sử dụng tài liệu bằng các hình thức như nghiên cứu tại kho, mượn, sao,chụp…mộtcách hiệuquả,đảmbảoantoànthông tintàiliệu.

Điều 9. Các hình thức sử dụng tài liệu

1. Nghiên cứu tài liệu tại Kho lưu trữ cơ quan, khai thác thông tin, dữ liệu tronghệthốngtàiliệulưutrữđiệntử(nếu đượcxâydựng).

2. Mượn tài liệu: Thời gian mượn tài liệu trong vòng 10 ngày làm việc phải hoàntrả; nếu công việc chưa giải quyết xong thì thông báo bằng văn bản cho cán bộ phụtrách Kho lưu trữ cơ quan biết để gia hạn nhưng thời gian giữ tài liệu không quá 30ngày làm việc. Hình thức mượn tài liệu chỉ áp dụng đối với đối tượng là cán bộ, côngchứcUBND vàsửdụngtàiliệu vớimục đíchcôngvụ.

3. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực tài liệu lưu trữ (trừ các loại tàiliệu thuộcdanhmục bímật Nhànước,tàiliệukhông đượcphépsao,chụp). Việc cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ thực hiện theo quy định tại Mục 5,Chương II- Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của UBND xãn ban hành kèm theoQuyết định số 136/QĐ-UBND ngày 05 tháng 8 năm 2021 của UBND xã Vĩnh Tú.

4. Cấp bản chính: Theo yêu cầu của các cơ quan chức năng có thẩm quyền (nhưcơ quan điều tra, toà án ...), Lưu trữ cơ quan phải cung cấp bản chính tài liệu đang lưugiữthì lập biên bảnvàthựchiệnbàn giao cho cơquan chứcnăng theo quyđịnh.

5. Xác minh thông tin liên quan đến tài liệu lưu trữ: Lưu trữ cơ quan có tráchnhiệm tham mưu Lãnh đạo UBND xã trả lời yêu cầu xác minh những thông tinliênquanđếntàiliệulưu trữ.

6. Tài liệu chưa đưa ra phục vụ sử dụng trong trường hợp tài liệu đang chỉnh lý,khửtrùng,khửaxit,sốhóa.

Điều 10. Yêu cầu và thời hạn cung cấp tài liệu

1. Mẫu Giấy giới thiệu và Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ thực hiện theophụlụcI,II.

2. Thờihạncungcấptàiliệuchođộcgiả:

a, Giải quyết ngay trong ngày hoặc hẹn không quá 03 ngày làm việc kể từ khinộp đủ hồ sơ, tài liệu hợp lệ đối với tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sửdụng tàiliệucủa Văn phòng UBND xã;

b, Khôngquá05ngàylàmviệckểtừkhinhậnđủhồsơ,tàiliệuhợplệđốivớitài liệu thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng của Chủ tịch Ủy ban nhân dânxã.

Chương III

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 11. Khen thưởng và xử lý vi phạm

Tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong công tác quản lý và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, phát huy có hiệu quả giá trị của tài liệu lưu trữ; phát hiện và ngăn chặn kịp thời các hành vi có thể dẫn đến nguy hại đối với tài liệu lưu trữ sẽ được khen thưởng theo quy định.

Tập thể, cá nhân vi phạm các nội dung quy định tại Nội quy này thì tùy theo tính chất, mức độ sẽ bị xử lý theo quy định.

Điều 12. Tổ chức thực hiện

Văn phòng UBND xã, Cán bộ, công chức, người lao động thuộc UBND xã và các đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thực hiện Nội quy này.

Trong quá trình thực hiện nếu có phát sinh vướng mắc, đề nghị phản ánh về UBND xã (qua Văn phòng -Thống kê) để được hướng dẫn hoặc nghiên cứu, sửa đổi bổ sung cho phù hợp./.

PHỤ LỤC I

GIẤY GIỚI THIỆU

Trân trọng giới thiệu:…………………………………………………….….

Ông (Bà):……………………………………………………………………

Chức vụ:…………………………………………………………………….

Đơn vị công tác:…………………………………………………………….

Được cử đến Kho lưu trữ xã Vĩnh Tú

Về việc:…………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………...

Đề nghị quý cơ quan tạo điều kiện để Ông (Bà) có tên ở trên hoàn thành nhiệm vụ.

Giấy này có giá trị đến hết ngày………tháng.................. năm./.

PHỤ LỤC II

PHIẾU ĐỀ NGHỊ

Khai thác, sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ xã Vĩnh Tú

Họ và tên :…………………..…………….…….   Nam                Nữ

Ngày, tháng, năm sinh:……………………………………………….…………….…

Số chứng minh thư:……………………………………………………….…………..

Chức vụ, đơn vị công tác:…………………………………………………..................

Địa chỉ liên hệ:………………………………………………………….…………….

Số điện thoại:…………………………………………………………………………

 Nội dung đề nghị sử dụng tài liệu lưu trữ với hình thức:

1. Sử dụng tài liệu để tra cứu, đọc, ghi chép tại Kho Lưu trữ xã:

Loại tài liệu: ……………………………………..………………………….………..

……………………………………………………………………………...…………

2. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ:

Loại tài liệu: ……………………….………………………………………………...

……….……………………………………………………………………………….

3. Hình thức sử dụng khác: …………………………………………………………...

……………………………………………………………………………………...…

                                                Đề nghị quý cơ quan tạo điều kiện giúp đỡ tôi được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; tôi xin chấp hành các Quy định, Nội quy, Quy chế của cơ quan, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật./.