| UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ VĨNH TÚ | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc |
| Số: 136/QĐ-UBND | Vĩnh Tú, ngày 05 tháng 8 năm 2021 |
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ áp dụng tại
Ủy ban nhân dân xã Vĩnh Tú
ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ VĨNH TÚ
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật Lưu trữ năm 2011; Luật Bảo vệ Bí mật nhà nước năm 2018; Luật giao dịch điện tử năm 2005;
Căn cứ các Nghị định của Chính phủ: số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 quy định về quản lý và sử dụng con dấu; số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số; số 26/2020/NĐ-CP ngày 28/02/2020 quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2018; số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư;
Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 24/2020/TT-BCA ngày 10/3/2020 của Bộ Công an ban hành biểu mẫy sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước;
Căn cứ Chỉ thị số 06/CT-UBND ngày 25/6/2021 của UBND tỉnh Quảng Trị về việc đẩy mạnh công tác văn thư, lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu trên địa bàn tỉnh Quảng Trị;
Theo đề nghị của công chức Văn phòng – Thống kê.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư, lưu trữ áp dụng tại Ủy ban nhân dân xã Vĩnh Tú.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định ban hành quy chế văn thư lưu trữ trước đây.
Điều 3. Văn phòng UBND xã, cán bộ, công chức, người lao động thuộc UBND xã và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
| Nơi nhận: - Như Điều 3; - Phòng Nội vụ huyện; - TV Đảng ủy- TT HĐND- UBND-UBMT xã; - Lưu: VT, | TM. ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Lê Thị Anh Chi |
| UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ VĨNH TÚ | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc |
QUY CHẾ
Công tác văn thư, lưu trữ áp dụng tại Ủy ban nhân dân xã Vĩnh Tú
(Kèm theo Quyết định số: 136/QĐ-UBND ngày 05 tháng 8 năm 2021
của UBND xã Vĩnh Tú)
CHƯƠNG I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định các nguyên tắc, trách nhiệm và quy trình nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ áp dụng tại Ủy ban nhân dân xã Vĩnh Tú (sau đây gọi tắt là quy chế) trong quản lý, chỉ đạo, điều hành của UBND xã.
2. Quy chế này được áp dụng đối với cán bộ, công chức, người lao động làm việc tại UBND xã Vĩnh Tú và các tổ chức, cá nhân đến liên hệ công tác có liên quan đến hoạt động văn thư, lưu trữ.
Điều 2. Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. “Công tác văn thư” bao gồm các công việc về soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý căn bản, tài liệu mật; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị;
2. “Công tác lưu trữ” bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, thống kê và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, đơn vị.
3. “Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặcký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bàyđúng thể thức,kỹthuậttheoquyđịnh.
4. “Văn bản điện tử” của cơ quan đơn vị là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập, trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định và được xác lập bằng chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan, đơn vị ban hành hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theoquyđịnh.
5.“Văn bản chuyên ngành” là văn bản hình thành trong quá trình thựchiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của ngành, lĩnh vực do người đứng đầucơquanquảnlýngành,lĩnh vựcquyđịnh.
6.“Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo,điềuhành,giảiquyết côngviệc củacác cơquan,tổ chức.
7. “Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, đơn vị nhận được từ cơquan,tổchức,cá nhânkhácgửiđến.
8. “Vănbản đi”làtất cảcácloại vănbảndocơ quan, đơn vịpháthành.
9. Đăng ký văn bản” là việc ghi chép hoặc cập nhật thông tin về văn bản vào Sổ đăng ký văn bản hoặc trên Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc tỉnh Quảng Trị.
10. Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy hoặc tạo lập bằngphương tiện điện tử hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơquan,tổchức.
11.“Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản,được ngườicó thẩm quyền trựctiếpký trên văn bản giấy hoặckýsố trênvănbản điệntử.
12. “Bản chính văn bản giấy” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức vănbản,đượctạotừbảncó chữkýtrựctiếpcủa người cóthẩmquyền.
13. “Bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặcbản chínhvăn bản,đượctrìnhbàytheothể thứcvà kỹthuậtquyđịnh.
14. “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y,đượctrìnhbàytheothể thức và kỹthuậtquyđịnh.
15. “Bản trích sao” là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặcphần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thứcvà kỹthuậtquyđịnh.
16. “Danh mục hồ sơ” là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến đượclậptrongnămcủa cơ quan, tổchức.
17. “Hồ sơ” là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về mộtvấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thànhtrong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệmvụ của cơ quan, đơn vị hoặc của một cá nhân.
18. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trongquá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân theonhữngnguyêntắc vàphươngpháp nhấtđịnh.
19. “Tài liệu” là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công tình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử, bản thảo tác phẩm văn học, nghẹ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác.
20. “Tài liệu lưu trữ” là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
21. “Thu thập tài liệu” là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giaonhậntàiliệucó giátrịđể chuyển vàoLưutrữcơquan, Lưutrữlịchsử.
22. “Chỉnh lý tài liệu” là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê,lậpcôngcụtracứutàiliệuhìnhthànhtrong hoạtđộng của cơ quan,đơn vị,cánhân.
23. “Xác định giá trị tài liệu” là việc đánh giá giá trị tài liệu theo nhữngnguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyềnđể xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giátrị.
24. “Đơn vị bảo quản” là đơn vị thống kê trong nghiệp vụ lưu trữ, đồng thời dùng để quản lý, tra tìm tài liệu. Độ dày của mỗi đơn vị bảo quản không quá 3cm. Nếu một hồ sơ có ít văn bản, tài liệu thì lập một đơn vị bảo quản. Nếu một hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu thì được chia thành nhiều tập và mỗi tập trong hồ sơ đó là một đơn vị bảo quản.
25. “Văn thư cơ quan” là bộ phận thực hiện một số nhiệm vụ công tác vănthưcủa cơquan,tổchức.
26. “Lưu trữ cơ quan” là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị.
27. “Lưu trữ lịch sử” là cơ quan thực hiện họat động lưu trữ đối với lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.
28. “Phông lưu trữ” là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân.
29. “Tài liệu lưu trữ điện tử” là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.
30. “ Hồ sơ điện tử” là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, cá nhân.
31. “Hệ thống Quản lý văn bản và hồ sơ công việc tỉnh Quảng Trị” được sử dụng cho các cơ quan, tổ chức trong toàn tỉnh là phần mềm ứng dụng có chức năng để thực hiện việc gửi, nhận văn bản điện tử; soạn thảo, ký số, ban hành văn bản, quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu và Lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng (sau đây gọi chung là Hệ thống).
32. “Khóa bí mật” là một khóa trong cặp khóa thuộc hệ thống mật mã không đối xứng, được dùng để tạo chữ ký số.
33. “Ký số:” là việc đưa khóa bí mật vào một chương trình phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu.
34. “Chữ ký số” là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
a, Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa.
b, Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.
35. “Thiết bị lưu khóa bí mật” là thiết bị vật lý chứa chứng thư số và khóa bí mật của thuê bao.
Điều 3. Nguyên tắc quản lý về văn thư, lưu trữ
1. Công tác văn thư, lưu trữ tại UBND xã được thực hiện khoa học, chính xác, minh bạch, bảo đảm bí mật nhà nước và bí mật công tác theo quy định của pháp luật.
2. Văn bản của UBND xã phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật.
3. Tất cả các văn bản đến, văn bản đi của UBND xã phải được quản lý tập trung tại Văn phòng phụ trách công tác văn thư (sau đây gọi chung là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quyd dịnh của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
4. Tất cả văn bản đến, văn bản đi của UBND xã được xử lý trên Hệ thống QLVB (trừ văn bản Mật). Trường hợp phát sinh văn bản giấy đến, văn bản giấy đi thì đều được quét (Scan) đưa vào Hệ thống QLVB.
5. Văn bản giấy đi, văn bản giấy đến phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có các mức độ khẩn như: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” phải được đăng ký, trình và chuyển giao đến đúng địa chỉ ngay sau khi nhận.
6. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi chung là văn bản mật” được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và quy định tại Quy chế này.
7. Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, đơn vị (sau đây gọi chung là cá nhân) có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; hồ sơ được lập phải bảo đảm các yêu cầu sau:
a, Phản ánh đúng với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết.
b, Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liện hệ chặt chẽ với nhau và phản anh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.
8. Hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thủ tục quy định.
9. Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn và sử dụng đúng mục đích trong quá trình tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết công việc.
10. Chủ tịch UBND xã có trách nhiệm giao cho 01 công chức Văn phòng - thống kê phụ trách công tác văn thư quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị đó theo quy định.
Điều 4. Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ
1. Trách nhiệm của Lãnh đạo UBND xã trong việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ.
a) Chỉ đạo việc tổ chức xây dựng, ban hành và thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan theo quy định của pháp luật hiện hành;
b) Chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;
c) Chỉ đạo kiểm tra việc thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các ban ngành, đoàn thể, công chức chuyên môn; chỉ đạo giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền.
2. Trách nhiệm của người đứng đầu các cơ quan, đơn vị
a) Văn phòng HĐND &UBND giúp Chủ tịch UBND xã quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản của HĐND & UBND xã; ứng dụng CNTT và bảo đảm an toàn thông tin phục vụ họa động của HĐND và UBND xã.
b, Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm triển khai, tổ chức thực hiện các quy định của cơ quan cấp trên về công tác văn thư, lưu trữ; chỉ đạo, phân công xử lý, theo dõi, giám sát tiến độ xử lý văn bản của đơn vị và người sử dụng Hệ thống theo đúng quy định.
3. Trách nhiệm của Văn phòng UBND xã
Là chuyên môn tham mưu, giúp UBND xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị.
4. Trách nhiệm của công chức kiêm nhiệm công tác văn thư, tổng hợp của các đơn vị (gọi tắt là văn thư đơn vị)
a) Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
b) Tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản đến đơn vị (đối với bản giấy, văn bản mật); theo dõi, quản lý số lượng văn bản đến đơn vị (đối với văn bản điện tử)
c, Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản
d) Quản lý Sổ đăng ký văn bản đi, đến của đơn vị.
đ, Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị và các loại con dấu khác theo quy định.
5. Trách nhiệm của lưu trữ cơ quan
a, Xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan; hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
b, Hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
c, Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ;
d, Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản bàn giao nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan;
đ, Giao nộp hồ sơ,tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu và Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
e, chủ trì, phối hợp với Văn thư cơ quan thực hiện báo cáo thống kê định kỳ hàng năm về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị theo quy định.
6. Trách nhiệm của từng cá nhân, cán bộ, công chức, người lao động.
a) Thực hiện nghiêm Quy chế này và quy định khác của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. Cập nhật nhiệm vụ do Lãnh đạo cơ quan giao vào Hệ thống theo dõi chỉ đạo, điều hành (trừ văn bản mật); tổng hợp các nhiệm vụ được giao để phục vụ công tác theo dõi, đôn đốc, kiểm tra.
b) Đảm bảo tiếp nhận, xử lý các văn bản kịp thời, đúng tiến độ theo phân công của lãnh đạo đơn vị; chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về ý kiến tham mưu, báo cáo kết quả xử lý văn bản với lãnh đạo đơn vị; lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ về Lưu trữ cơ quan đúng quy định.
c) Chịu trách nhiệm cá nhân về việc sử dụng tài khoản trên Hệ thống QLVB: không truy cập vào tài khoản của người khác, không để người khác truy cập vào tài khoản của mình (trừ trường hợp được ủy quyền và ủy quyền). Khi chuyển công tác hoặc nghỉ chế độ phải thực hiện bàn giao quyền sử dụng Hệ thống QLVB và toàn bộ hồ sơ, tài liệu cho thủ trưởng đơn vị.
d) Mỗi cá nhân phải thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu thuộc Danh mục hồ sơ, tài liệu hàng năm của cơ quan, đơn vị cho Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định.
Điều 5. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử
1. Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.
2. Chữ ký số sử dụng trong văn bản điện tử là chữ ký số tương ứng với chứng thư số được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng cấp theo quy định.
3. Chữ ký số trên văn bản điện tử của cơ quan phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật
Điều 6. Sự cố kỹ thuật Hệ thống QLVB
1. Trường hợp Hệ thống QLVB tạm ngưng hoạt động liên tục quá 04 giờ làm việc, thì cá nhân được phép thực hiện quy trình xử lý văn bản giấy cho đến khi sự cố được khắc phục; đồng thời ghi biên bản sự cố kỹ thuật và ghi số chuyển giao văn bản; đối với văn bản hỏa tốc hẹn giờ thì báo cáo ngay người có thẩm quyền để xử lý kịp thời. Ngay sau khi sự cố kỹ thuật được khắc phục, văn bản đã được xử lý phải được cập nhật bổ sung vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống QLVB để quản lý và theo dõi.
2. Đơn vị, cá nhân sử dụng tài khoản trên Hệ thống khi gặp sự cố hoặc lỗi kỹ thuật đối với Hệ thống cần hỗ trợ thì thông báo, liên hệ với Văn phòng UBND xã.
Điều 7. Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ
1. Hàng năm người đứng đầu cơ quan, đơn vị bố trí cho công tác văn thư, lưu trữ trong dự toán ngân sách nhà nước được cấp hàng năm; quản lý và sử dụng kinh phí đảm bảo cho công tác văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành.
2. Giao công chức Tài chính – kế hoạch tham mưu UBND xã lập dự toán kinh phí hàng năm cho các công việc sau đây:
a, Mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, phương tiện bảo quản, vật tư tiêu hao, văn phòng phẩm phục vụ công tác văn thư, lưu trữ.
b, Bảo đảm thông tin liên, chuyển phát văn bản, số hóa văn bản.
c, Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ.
d, Các hoạt động khác phục vụ hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ.
Điều 8. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức có liên quan đến bí mật nhà nước phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Chương II
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Mục 1
THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN
Điều 9. Các loại văn bản của cơ quan, đơn vị được phép ban hành
1. Văn bản quy phạm pháp luật (nếu có)
2. Văn bản hành chính là các loại văn bản được quy định tại Điều 7 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
3. Văn bản chuyên ngành (nếu có)
4. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài (nếu có)
Điều 10. Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
1. Văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định tại Chương V Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật, Nghị định số 154/2020/NĐ-CP ngày 31/12/2020 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản QPPL.
2. Văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điều 8, 9 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ và các mẫu trình bày văn bản tại Mục II Phụ lục III ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
3. Văn bản chuyên ngành thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan quản lý ngành.
4. Văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài thực hiện theo các quy định hiện hành của pháp luật và thông lệ quốc tế.
5. Văn bản của các cơ quan, tổ chức ban hành thống nhất sử dụng phông chữ Tiếng Việt: Times New Roman của bộ mã ký tự Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
Mục 2
SOẠN THẢO VÀ KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 11. Soạn thảo văn bản
1. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Lãnh đạo UBND xã hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị, bộ phận hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.
2. Đơn vị hoặc cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau: xác định tên hình thức, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày. Đối với văn bản quan trọng hoặc trong trường hợp cần thiết, đề xuất việc tổ chức lấy ý kiến của các cơ quan, tổ chức có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến góp ý để hoàn chỉnh văn bản. Đối với văn bản điện tử: Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải tạo lập dự thảo văn bản trực tiếp ngay trên luồng văn bản đến trong Hệ thống QLVB, đồng thời chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống QLVB và cập nhật các thông tin cần thiết.
3.Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn BẢN phải chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về nội dung bản thảo văn bản trong phạm vi, chức trách, nhiệm vụ được giao.
Điều 12. Duyệt, sửa đổi, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt
1. Người có thẩm quyền ký dự thảo văn bản trình phê duyệt và chịu trách nhiệm về nội dung của văn bản.
2. Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung dự thảo văn bản: Người có thẩm quyền cho ý kiến vào dự thảo văn bản hoặc trên Hệ thống QLVB, chuyển lại cho Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo để xem xét, có ý kiến và chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.
3. Trường hợp dự thảo văn bản đã được Lãnh đạo cơ quan phê duyệt, nhưng thấy cần thiết phải sửa đổi, bổ sung thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã phê duyệt dự thảo văn bản xem xét, quyết định việc sửa đổi, bổ sung.
Điều 13. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
1. Cá nhân trực tiếp soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về độ chính xác nội dung, hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước người đứng đầu đơn vị
2. Văn phòng UBND xã giúp Chủ tịch và Phó Chủ tịch xã kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của UBND (đối với văn bản giấy có đầy đủ chữ ký trong phiếu trình văn bản của hồ sơ trình ký). Trường hợp phát hiện có sai sót thì trả lại cho đơn vị soạn thảo văn bản để chỉnh sửa, hoàn thiện.
3. Thủ tục trình ký văn bản thực hiện theo Quy trình ISO trình ký văn bản của Bộ Nội vụ.
Điều 14. Ký văn bản
Thực hiện theo quy định tại Điều 13,Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ.
Mục 3
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
Điều 15. Cấp số, thời gian ban hành văn bản
1. Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm), số và ký hiệu văn bản là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
a, Việc cấp số quyết định quy phạm pháp luật (nếu có) được cấp hệ thống có số riêng.
b, Việc cấp số văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan, đơn vị quy định.
2. Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc hành chính tiếp theo.
3. Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống QLVB và theo quy định của pháp luật.
4. Văn bản mật đi được đánh số riêng và đăng ký riêng từng độ mật của văn bản theo Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ và các quy định khác của pháp luật.
Điều 16. Đăng ký văn bản đi
1. Việc đăng ký văn bản đi bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản giấy hoặc điện tử.
2. Văn bản đi tại cơ quan được đăng ký bằng sổ và đăng ký văn bản đi bằng Hệ thống.
a, Đăng ký văn bản bằng sổ: Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đi theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
b, Đăng ký văn bản bằng Hệ thống: văn bản được đăng ký vào hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi quy định tại Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, để ký nhận và đóng sổ để quản lý.
3. Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước
Điều 17. Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
1. Nhân bản, đóng dấu của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn đối với văn bản giấy
a) Văn bản đi được nhân bản theo số lượng được xác định ở phần “Nơi nhận” của văn bản, trường hợp văn bản gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách, thì đơn vị soạn thảo phải có Phụ lục nơi nhận kèm theo làm căn cứ nhân bản để phát hành.
b) Nơi nhận văn bản phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức và cá nhân có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng không liên quan.
c) Việc nhân bản văn bản mật phải bảo đảm đúng quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của cơ quan, đơn vị.
d) Việc đóng dấu cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ.
2. Ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử
a) Ký số của cơ quan, tổ chức được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ.
b) Đối với văn bản kèm theo trong cùng một tệp tin của văn bản điện tử: Văn thư cơ quan, đơn vị chỉ thực hiện ký số cơ quan, tổ chức lên văn bản điện tử và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo có trong tệp tin đó (lý do: văn bản kèm theo đã được chữ ký số xác thực);
c) Đối với văn bản kèm theo không trong cùng tệp tin của văn bản điện tử: Văn thư Bộ thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức lên văn bản điện tử và ký số trên văn bản kèm theo không trong cùng một tệp tin.
Điều 18. Phát hành, theo dõi chuyển phát văn bản đi
1. Phát hành văn bản đi:
a) Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc hành chính tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.
b) Việc phát hành, chuyển phát văn bản mật phải đảm bảo theo các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận.
c, Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư thực hiện in bản đã ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, đơn vị để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.
d, Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư thực hiện theo quy định tại điểm c, khoản 1 Điều 25 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
2. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
a) Sau khi văn bản được phát hành trên Hệ thống QLVB, Văn thư cơ quan và cá nhân soạn thảo văn bản có trách nhiệm theo dõi, xác nhận tình trạng nhận gửi của văn bản. Trường hợp văn bản gửi trên Hệ thống QLVB nhưng đơn vị nhận không phản hồi trạng thái nhận, đường truyền bị lỗi, cá nhân soạn thảo có trách nhiệm phối hợp với Văn thư cơ quan để lấy bản lưu và làm các thủ tục phát hành văn bản giấy theo quy định.
b) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, Văn thư cơ quan phải báo cáo ngay Thủ trưởng cơ quan, đơn vị để xử lý.
Điều 19. Đính chính và thu hồi văn bản đi
1. Đính chính văn bản đi
a) Đính chính văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn thi hành.
b) Đính chính văn bản hành chính
- Văn bản của cơ quan, đơn vị đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương của cơ quan, đơn vị.
- Văn bản của cơ quan, đơn vị đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng văn bản hành chính có hình thức tương đương của cơ quan, đơn vị
2. Thu hồi văn bản
a) Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, Văn thư có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận.
b) Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống QLVB, đồng thời thông báo qua Hệ thống QLVB để bên gửi biết.
Điều 20. Lưu văn bản đi
1. Lưu văn bản giấy
a) Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư cơ quan, đơn vị và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
b) Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc.
2. Lưu văn bản điện tử
a) Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống QLVB của cơ quan, đơn vị.
b) Văn thư cơ quan, đơn vị tạo bản chính văn bản giấy theo quy định tại điểm d, khoản 1 Điều 18 Quy chế này để lưu tại Văn thư cơ quan và cá nhân lập hồ sơ công việc.
3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước.
Mục 4
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
Điều 21. Tiếp nhận văn bản đến
1. Đối với văn bản giấy
a, Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc. Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, Văn thư báo ngay với người có thẩm quyền giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.
b, tất cả văn bản đến (bao gồm cả văn bản có dấu chỉ độ “Mật” gửi đến cơ quan, đơn vị thuộc diện đăng ký tại Văn thư cơ quan phải được bóc bì, đóng dấu “ĐẾN”. Đối với văn bản gửi đích danh cá nhân hoặc tổ chức đoàn thể trong cơ quan, đơn vị thì Văn thư cơ quan không bóc bì mà chuyển theo địa chỉ nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, đơn vị thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư cơ quan đăng ký.
c, Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ gửi đích danh /;tên riêng người đứng đầu cơ quan đơn vị thì giao liên, nhân viên bưu tá có trách nhiệm chuyển trực tiếp đến địa chỉ nhà riêng của người đứng đầu cơ quan, đơn vị; nếu văn bản khẩn để cơ quan, đơn vị thì chuyển phát trực tiếp đến địa chỉ nhà riêng của Văn phòng UBND xã hoặc người đứng đầu cơ quan, đơn vị để kịp thời xử lý văn bản.
d, Mẫu dấu “Đến” và cách ghi các thông tin trên dấu “Đến” thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục I.
2. Đối với văn bản điện tử
a, Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực, toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống QLVB.
b) Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định về tính xác thực, toàn vẹn của văn bản điện tử hoặc gửi sai nơi nhận thì phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên hệ thống QLVB. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì Văn thư cơ quan báo cáo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.
Điều 22. Đăng ký văn bản đến
1. Việc đăng ký văn bản đến phải đảm bảo đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ những loại văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật,
2. Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
3. Đăng ký văn bản bằng Sổ hoặc phần mềm cơ sở dữ liệu của Hệ thống
a, Đăng ký văn bản đến bằng sổ
Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đến theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến quy định tại phụ lục số IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
b, Đăng ký văn bản đến bằng phần mềm cơ sở dữ liệu của Hệ thống
Văn thư tiếp nhận văn bản và đăng ký vào hệ thống. trường hợp cần thiết Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản đến theo quy định tại Phụ lục I và cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin đầu vào dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định tại Mục II phần II Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Văn bản đến được đăng ký vào hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý.
4. Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Văn bản mật đến được đăng ký Sổ đăng ký bí mật nhà nước đến theo Mẫu số 15 Thông tư số 24/2020/TT-BCA.
Điều 23. Trình, chuyển giao văn bản đến
1. Văn bản phải được Văn thư trình trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và chuyển cho đơn vị, cá nhân được giao xử lý. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Việc chuyển giao văn bản đảm bảo chính xác và giữ bí mật nội dung văn abrn.
2. Căn cứ nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho đơn vị hoặc cá nhân, người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết. Đối với văn bản lien quan đến nhiều đơn vị hoặc cá nhân thì xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp và thời hạn giải quyết.
3. Trình, chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ thống: văn thư trình văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống.
a, Người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên hệ thống và cập nhật vào Hệ thống các thông tin: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết. Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy thì Văn thư thực hiện trình văn bản điện tử trên Hệ thống và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết.
b, văn thư chuyển giao văn bản cho các đơn vị, hoặc cá nhân giải quyết phải đảm bảo kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn abrn.
4. Người nhận được văn bản, nếu không thuộc trách nhiệm của mình thì báo cáo lãnh đạo chuyển cá nhân khác xử lý và nêu rõ lý do.
Điều 24. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn của pháp luật quy định, theo Quy chế làm việc hoặc theo ý kiến chỉ đạo của người đứng đầu cơ quan, đơn vị. Những văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải được giải quyết trước.
2. Trong trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị.
3. Đối với văn bản đến có dấu: “TÀI LIỆU THU HỒI” hoặc "XEM XONG TRẢ LẠI" thì cá nhân tiếp nhận tài liệu có trách nhiệm phối hợp với Văn thư cơ quan làm thủ tục gửi trả lại nơi gửi đúng thời hạn quy định.
4. Văn phòng UBND xã có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo người đứng đầu cơ quan, đơn vị về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan.
Mục 5
SAO VĂN BẢN
Điều 25. Các hình thức bản sao
1. Sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử
a, Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy: Được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy;
b, Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy: Được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy;
c, Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử: Được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.
2. Sao lục gồm:Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy; Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử; Sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy. Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.
3. Trích sao gồm: trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy;Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử;Trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử;Trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy. Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập đầy đủ các thể thức, phần nội dung văn bản trích sao.
4. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao y, sao lục, trích sao được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Điều 26. Giá trị pháp lý của bản sao
Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ có giá trị pháp lý như bản chính.
Điều 27. Thẩm quyền sao văn bản
1. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị quyết định việc sao văn bản do cơ quan, đơn vị mình ban hành và văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến; quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.
2. Không được sao, chụp, chuyển phát những ý kiến của Lãnh đạo Bộ ghi bên lề văn bản để gửi đến các cơ quan, tổ chức khác. Trường hợp các ý kiến của người có thẩm quyền ghi ở lề của văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác, phải được cụ thể hóa bằng văn bản hành chính.
3. Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của cơ quan, đơn vị
Mục 6
LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU
VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 28. Lập Danh mục hồ sơ
1. Hàng năm UBND xã ban hành Danh mục hồ sơ để các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ.
2. Thủ trương cơ quan chỉ đạo bộ phận tham mưu phối hợp với Văn thư cơ quan tiến hành xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ, tức là bảng kê hệ thống các hồ sơ, tài liệu dự kiến hình thành trong một năm kèm ký hiệu, tên đơn vị, người lập, thời hạn bảo quản của hồ sơ trình người đứng đầu cơ quan, đơn vị duyệt, ký ban hành vào đầu năm.
Mẫu danh mục hồ sơ được thực hiện theo quy định tại Phụ lục V, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ.
Điều 29. Lập hồ sơ
1. Yêu cầu
a) Phản ảnh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị và của cơ quan, đơn vị.
b) Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.
2. Mở hồ sơ
a) Căn cứ vào Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác của cơ quan, đơn vị được phê duyệt và thực tế công việc được giao, công chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ đối với hồ sơ giấy, tạo file tên hồ sơ đối với hồ sơ điện tử.
b) Trường hợp các hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.
3. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
a) Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
b) Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu là sắp xếp theo trình tự thời gian và diễn biến công việc).
4. Kết thúc hồ sơ
a) Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong. Cá nhân lập hồ sơ có trách nhiệm rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.
b) Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ.
c) Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống QLVB các thông tin còn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.
Điều 30. Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định. Lưu trữ cơ quan chỉ thu nhận vào lưu trữ những tài liệu đã được lập thành hồ sơ và có danh mục hồ sơ.
2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
a) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán.
b) Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.
3. Thủ tục nộp lưu
a) Đối với hồ sơ giấy: Khi nộp lưu tài liệu phải nộp 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu tại Phụ lục V, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ. Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản.
b) Đối với hồ sơ điện tử: Công chức được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống.
Điều 31. 0Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Văn phòng HĐND &UBND có trách nhiệm tham mưu, giúp UBND huyện trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các bộ phận chuyên môn; hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị trong việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan.
2. Văn phòng UBND xã có trách nhiệm kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan theo quy định tại Quy chế này và quy định của Nhà nước về công tác lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
3. Cá nhân có trách nhiệm phải nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục lại Quy chế này. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại trình Lãnh đạo Bộ đồng ý bằng văn bản và gửi Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
b) Cá nhân trong cơ quan, tổ chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải bàn giao hồ sơ, tài liệu công việc đã kết thúc cho Lưu trữ cơ quan; bàn giao hồ sơ, tài liệu công việc chưa kết thúc cho người kế nhiệm theo sự chỉ đạo của Thủ trưởng đơn vị; không giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác.
Mục 7
QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU VÀ THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ
Điều 32. Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
1. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị mình và các loại con dấu khác theo quy định.
2. Văn thư cơ quan có trách nhiệm
a) Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan tại trụ sở cơ quan. Trường hợp cần đưa con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan ra khỏi cơ quan phải được sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan. Con dấu, thiết bị khóa lưu bí mật của cơ quan phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc.
b) Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan cho người khác lưu giữ khi được đồng ý bằng văn bản của người đứng đầu cơ quan, đơn vị. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật phải được lập biên bản.
c) Phải trực tiếp đóng dấu văn bản và bản sao văn bản; chủ trì, phối hợp ký số vào văn bản điện tử trên Hệ thống QLVB.
d) Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.
đ) Không được đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.
e, Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, Văn thư cơ quan phải báo cáo người có thẩm quyền làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, phải báo cáo ngay với người có thẩm quyền, người có thẩm quyền báo cáo kịp thời và cơ quan công an nơi xảy ra mất con dấu, kịp thời lập biên bản.
3. Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.
4. Khi cơ quan, đơn vị có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới theo quy định pháp luật.
Điều 33. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
1. Sử dụng con dấu
a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
d) Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính thực hiện theo quy định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, đơn vị hoặc tên của phụ lục.
đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
2. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật
Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, đơn vị ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử theo quy định tại Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
Chương III
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Mục 1
THU THẬP, CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
Điều 34. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Hàng năm, lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho Lưu trữ cơ quan.
1. Đối với hồ sơ điện tử:
a) Cá nhân giao nộp hồ sơ vào Hệ thống lưu trữ điện tử theo quy định của pháp luật và các quy định của cơ quan.
b) Lưu trữ cơ quan thực hiện việc kiểm tra tài liệu và nhận vào Hệ thống lưu trữ điện tử thực hiện việc chỉnh lý hồ sơ theo quy định của pháp luật và các quy định của cơ quan.
2. Đối với hồ sơ giấy:
a) Lập kế hoạch thu thập hồ sơ theo Danh mục hồ sơ được cấp có thẩm quyền phê duyệt, ban hành vào đầu năm;
b) Phối hợp với các đơn vị, công chức, viên chức, người lao động xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan;
c) Hướng dẫn các đơn vị, công chức, viên chức, người lao động chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu theo quy định tại Điều 28 Quy chế này”.
d) Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu;
đ) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.
Điều 35. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử căn cứ vào các quy định pháp luật hiện hành và theo Hướng dẫn số 478/HD-SNV ngày 20/10/2015 của Sở Nội vụ tỉnh Quảng Trị về việc giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Điều 36. Chỉnh lý tài liệu
Hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ hoặc Hệ thống lưu trữ của cơ quan.
1. Nguyên tắc chỉnh lý
a) Không phân tán phông lưu trữ;
b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);
c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của Bộ.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu sau:
a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;
b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;
c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu:
d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;
đ) Lập Danh mục tài liệu hết giá trị.
Điều 37. Xác định giá trị tài liệu
1. Bộ phận Văn thư, Lưu trữ hoặc người trực tiếp làm công tác Văn thư, lưu trữ có nhiệm vụ căn cứ theo các quy định của pháp luật xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình người đứng đầu cơ quan ban hành.
2. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cầu sau:
a) Vị trí của cơ quan, đơn vị, cá nhân hình thành tài liệu; nội dung tài liệu; hình thức của tài liệu; tình trạng vật lý, ý nghĩa của sự kiện lịch sử, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu; mứu độ toàn vẹn của phông lưu trữ.
b) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể;
b) Xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản.
Điều 38. Hội đồng xác định giá trị tài liệu
Thực hiện theo quy định tại Điều 18, Luật Lưu trữ năm 2011.
Điều 39. Hủy tài liệu hết giá trị
Thực hiện theo Hướng dẫn số 675/HD-SNV ngày 24/10/2019 của Sở Nội vụ tỉnh Quảng Trị về thủ tục thẩm định và quy trình hủy tài liệu hết giá trị đối với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Quảng Trị.
Mục 2
BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 40. Bảo quản tài liệu lưu trữ
1. Chủ tịch UBND xã chỉ đạo xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và chỉ đạo thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ.
2. Văn phòng HĐnD &UBND có trách nhiệm theo dõi thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: Bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
3. Cá nhân có hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải giao nộp vào Lưu trữ cơ quan để quản lý tập trung tại Kho lưu trữ. Đối với những hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu những chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan thì cá nhân đó phải có trách nhiệm bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu đó.
4.Người làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách (hoặc kiêm nhiệm) của UBND xã có trách nhiệm bố trí, sắp xếp tài liệu lưu trữ khoa học, hồ sơ, tài liệu trong kho được bảo quản trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu, kịp thời báo cáo, đề xuất biện pháp xử lý các vấn đề liên quan đến bảo quản tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi mình quản lý.
5. Kho Lưu trữ cơ quan phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết để quản lý tập trung và duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan theo quy định. Đối với hồ sơ lưu trữ điện tử cần tuân thủ các quy định sau:
Bảo đảm hồ sơ, tài liệu lưu trữ được bảo quản an toàn, xác thực, bảo mật trên các phương tiện lưu trữ và khả năng truy cập, quản lý, tìm kiếm, cập nhật hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
Không lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước trên các thiết bị kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thông.
Không chuyển mục đích sử dụng các thiết bị đã lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước khi chưa loại bỏ triệt để hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử phải được sao lưu ít nhất 02 bộ, mỗi bộ trên 01 phương tiện lưu trữ độc lập (ổ cứng hoặc thiết bị lưu trữ). Việc sao lưu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn.
Bảo đảm thống nhất quy trình kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu.
Người được giao quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm kiểm tra, bảo quản, sao lưu, phục hồi.
Thực hiện nghiêm các quy định khác về lưu trữ điện tử.
Điều 41. Đối tượng được khai thác, sử dụng tài liệu
1.Tất cả các cá nhân trong hoặc ngoài cơ quan, đơn vị đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.
2. Đối với cá nhân ngoài cơ quan, đơn vị nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được người có thẩm quyền của cơ quan, đơn vị đồng ý.
3. Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, căn cước công dân/ hộ chiếu (hoặc Giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng) và phải được người có thẩm quyền của cơ quan, đơn vị đồng ý.
4. Tất cả các cá nhân đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ phải ghi vào phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu, phiếu xin cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.
Điều 42. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Sử dụng tài liệu tại kho Lưu trữ cơ quan hoặc trên phần mềm Lưu trữ điện tử của đơn vị.
2. Cấp bản photo, bản sao y bản chính tài liệu lưu trữ.
Điều 43. Thẩm quyền cho phép và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Chủ tịch UBND xã cho phép cá nhân, đơn vị khai thác, sử dụng tài liệu thuộc danh mục bí mật Nhà nước thuộc thẩm quyền giải quyết của Chủ tịch UBND xã và quyết định việc cung cấp bản sao.
a) Văn phòng UBND xã cho phép đơn vị, cá nhân nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ, cấp bản sao đối với những tài liệu lưu trữ thông thường tại Lưu trữ cơ quan. Hình thức khai thác: đọc, ghi chép tài liệu tại phòng đọc Lưu trữ cơ quan, sao, photo (không đóng dấu).
b) Người làm công tác lưu trữ chuyên trách (hoặc kiêm nhiệm) chỉ được phép phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho độc giả khi được sự đồng ý của người có thẩm quyền.
Điều 44. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Người làm công tác lưu trữ chuyên trách (hoặc kiêm nhiệm) tham mưu xây dựng Nội quy phòng đọc, bao gồm các nội dung cần quy định sau:
a, thời gian phục vụ độc giả;
b, Các giấy tờ độc giả cần xuất trình khi đến khai thác tài liệu
c, Những vật dụng được và không được mang vào phòng đọc
d Quy định đọc giả phải thực hiện các thủ tục nghiên cứu và khai thác tài liệu theo hướng dẫn của viên chức phòng đọc;
đ. Độc giả không được tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, dữ liệu trên máy tính và các thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được phép;
e, Ngoài các quy định trên, độc giả cần thực hiện nghiêm chỉnh các quy định có liên quan trong Nội quy ra, vào cơ quan; Quy định về sử dụng tài liệu; Quy định về phòng chống cháy nổ của cơ quan.
2. Công chức được phân công thực hiện nhiệm vụ lưu trữ sử dụng các công cụ quản lý phục vụ độc giả sử dụng tài liệu tại Phòng đọc: Sổ nhập tài liệu; Sổ xuất tài liệu; Sổ đăng ký mục lục hồ sơ; Sổ đăng ký độc giả; Phiếu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu; Sổ giao nhận hồ sơ, tài liệu.
3. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi khai thác và sử dụng tài liệu lưu phải nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Điều 45. Sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ
1. Việc sao tài liệu lưu trữ và chứng thực lưu trữ do người có thẩm quyền cơ quan, đơn vị thực hiện.
2. Chứng thực lưu trữ là xác nhận của cơ quan, đơn vị về nội dung thông tin hoặc bản sao tài liệu lưu trữ do Lưu trữ cơ quan, đơn vị đang quản lý.
3. Cơ quan, đơn vị chứng thực lưu trữ phải chịu trách nhiệm pháp lý về bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.
4. Bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ của cơ quan, đơnvị có giá trị như tài liệu lưu trữ gốc trong các quan hệ, giao dịch.
5. Người được cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ phải nộp lệ phí cho cơ quan, đơn vị theo quy định.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 46. Khen thưởng, xử lý vi phạm
1. Kết quả thực hiện Quy chế này là tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ và là tiêu chí bình xét thi đua, khen thưởng hàng năm đối với các đơn vị, cá nhân của cơ quan, đơn vị.
2. Đơn vị, cá nhân vi phạm Quy chế này, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm có thể bị xử lý kỷ luật hoặc các hình thức xử lý khác theo quy định của pháp luật.
3. Cán bộ, công chức và người lao động nếu vi phạm các quy định của quy chế này mà gây thiệt hại vật chất cho cơ quan phải bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật hiện hành.
Điều 47. Khiếu nại, tố cáo
1.Cơ quan, đơn vị, cá nhân có quyền khiếu nại, tố cáo với các hành vi vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
2. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.
Điều 48. Trách nhiệm thi hành
1. Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm phổ biến, quán triệt Quy chế này tới toàn thể công chức, người lao động của đơn vị mình.
2. Văn phòng UBND xã (phụ trách công tác văn thư) theo dõi, đôn đốc kiểm tra tình hình thực hiện Quy chế này và định kỳ hàng quý tổng hợp, báo cáo Chủ tịch UBND xã.
3. Trong quá trình thực hiện Quy chế này, nếu có vấn đề phát sinh cần sửa đổi, bổ sung đề nghị các cơ quan, đơn vị phản ánh về UBND xã (qua Văn phòng UBND ) để sửa đổi, bổ sung quy chế phù hợp với tình hình thực tế./.
